Akta osobowe pracownika są elementem dokumentacji pracowniczej i muszą być prowadzone w sposób zgodny z prawem pracy oraz zasadami ochrony danych. W praktyce oznacza to, że w teczce osobowej przechowuje się tylko takie dokumenty, które są potrzebne do nawiązania i realizacji stosunku pracy oraz do wypełnienia obowiązków pracodawcy.
Poprawna odpowiedź wskazuje zestaw typowych dokumentów związanych z nawiązaniem stosunku pracy: umowę o pracę oraz dokumenty/oświadczenia dotyczące danych osobowych, w tym kwestionariusz osobowy. Jest to zgodne z podejściem wynikającym z przepisów o dokumentacji pracowniczej oraz z zasadą minimalizacji danych (przetwarzamy i przechowujemy tylko to, co niezbędne).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Skierowanie na badania i orzeczenie lekarskie to dokumenty istotne w zatrudnieniu, ale pytanie dotyczy dokumentów, które "muszą" być w aktach osobowych w ujęciu wskazanym w odpowiedziach. W wariantach błędnych zestawiono je w sposób sugerujący katalog obowiązkowy, a pominięto właściwe dokumenty danych osobowych zgromadzone przy zatrudnianiu.
- Sformułowanie "dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy" jest zbyt ogólne i może obejmować różne pisma, które nie zawsze są wymagane do przechowywania w aktach w danym zakresie. W pytaniu o dokumenty obowiązkowe liczy się precyzyjny, zgodny z przepisami zestaw.
Wskazówka egzaminacyjna: zapamiętaj różnicę między "można zobaczyć do wglądu" a "można skopiować i trzymać w aktach". Weryfikacja danych (np. na podstawie okazanego dokumentu) nie oznacza automatycznie prawa do archiwizacji kopii. Na egzaminie wybieraj odpowiedzi odwołujące się do dokumentów kadrowych typowych dla nawiązania stosunku pracy (umowa, kwestionariusz/oświadczenia) i zgodnych z minimalizacją danych.
