W klasyfikacji archiwalnej dokumentacji stosuje się m.in. kategorie: A, B, BE oraz Bc. Ich sens jest praktyczny: wskazują, jak długo dokument należy przechowywać oraz czy można go później zniszczyć (brakować), czy też musi zostać zachowany jako materiał archiwalny.
"A" to kategoria materiałów archiwalnych, czyli dokumentów przechowywanych trwale. Trafiają one do archiwum (w sensie zasobu archiwalnego) i nie podlegają brakowaniu. Z punktu widzenia obrotu gospodarczego i dokumentacji organizacyjnej akt notarialny potwierdzający założenie spółki ma długotrwałą wartość dowodową: stanowi podstawę wykazania faktu powstania podmiotu i może być potrzebny niezależnie od upływu czasu. Z tego powodu właściwą odpowiedzią jest kategoria A.
"B" oznacza dokumentację niearchiwalną, przechowywaną przez określony czas, a następnie przeznaczoną do brakowania. W praktyce "B" wiąże się z tym, że po upływie wskazanego okresu (np. liczby lat) dokument może zostać zniszczony w procedurze brakowania. Dla aktu założycielskiego byłoby to nieadekwatne, bo jego znaczenie prawne nie wygasa w przewidywalnym krótkim horyzoncie.
"BE" to również dokumentacja niearchiwalna, ale z zastrzeżeniem, że po upływie czasu przechowywania wymaga ona oceny (ekspertyzy) przed ewentualnym brakowaniem. Taki tryb stosuje się, gdy nie da się z góry przesądzić wartości archiwalnej całej serii dokumentów. Akt notarialny założenia spółki co do zasady nie jest "do oceny po latach", tylko ma trwałą wartość dowodową.
"Bc" odnosi się do dokumentacji krótkotrwałej, o znikomym znaczeniu, która po wykorzystaniu traci wartość praktyczną. Przykładowo mogą to być robocze kopie, druki pomocnicze czy materiały o bardzo krótkim cyklu życia. Akt notarialny nie spełnia tych cech.
Na egzaminie warto zapamiętać: gdy dokument jest fundamentalny dla istnienia i tożsamości podmiotu (np. akt założycielski), zwykle będzie wymagał przechowywania trwałego. Wątpliwości w praktyce rozstrzyga się przez właściwe przepisy kancelaryjno-archiwalne i wykaz akt danej jednostki.
