W praktyce kancelaryjno-archiwalnej przekazanie dokumentacji (także tej o kategorii B10, czyli przechowywanej przez określony czas) powinno być udokumentowane w sposób, który pozwala jednoznacznie ustalić: jakie akta, kiedy i komu przekazano oraz kto je przyjął. Temu właśnie służy spis zdawczo-odbiorczy – jest to wykaz jednostek aktowych (lub paczek/teczek) przekazywanych z jednej komórki/odpowiedzialnego podmiotu do drugiego, wraz z elementami identyfikującymi dokumentację.
Odpowiedź "spisu zdawczo-odbiorczego." jest poprawna, ponieważ spis pełni rolę dokumentu rozliczeniowego i ewidencyjnego. W przypadku przekazania akt do firmy zajmującej się przechowywaniem (outsourcing przechowalnictwa) spis pozwala obydwu stronom potwierdzić zakres przejętej dokumentacji i stanowi punkt odniesienia przy późniejszym zwrocie, brakowaniu po upływie okresu, czy w razie reklamacji.
Pozostałe propozycje nie spełniają tej funkcji:
- "polecenia służbowego." – polecenie może uruchamiać czynność (np. nakazać przygotowanie akt), ale nie jest wykazem przekazywanych jednostek i nie stanowi kompletnego dowodu, co faktycznie przekazano.
- "instrukcji kancelaryjnej." – instrukcja to dokument normatywny opisujący zasady postępowania z dokumentacją. Nie jest dokumentem "na podstawie którego" przekazuje się konkretne akta w sensie ewidencyjnym; raczej określa, jak taki spis przygotować i jak wykonać przekazanie.
- "notatki informacyjnej." – notatka ma charakter pomocniczy, bywa opisem zdarzenia, ale zazwyczaj nie ma wymaganej struktury wykazu i nie zapewnia pełnej identyfikowalności przekazywanych akt.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy przekazania, zdania/przyjęcia lub rozliczenia akt, najczęściej właściwą odpowiedzią będzie dokument typu spis lub protokół, bo to one utrwalają zakres przekazania w sposób możliwy do kontroli.
