Archiwizowanie dokumentów księgowych oznacza ich zorganizowane przechowywanie (w archiwum papierowym lub elektronicznym) przez okres wymagany przepisami, tak aby dokumenty były możliwe do odtworzenia, udostępnienia i zabezpieczone przed zniszczeniem lub utratą. Kluczowe jest tu pojęcie okresu przechowywania oraz zapewnienie warunków przechowywania.
Odpowiedź "przechowywaniu ich przez okres określony przepisami prawa" jest poprawna, ponieważ opisuje sedno archiwizacji: nie tylko fizyczne odłożenie dokumentów, ale utrzymanie ich w zasobie dokumentacyjnym przez wymagany czas.
Pozostałe propozycje opisują inne etapy lub działania w obiegu dokumentów:
- "nadaniu im numerów, pod którymi będą przechowywane" – numeracja (np. numer dowodu, numer w rejestrze) pomaga w identyfikacji i kontroli kompletności, ale sama w sobie nie jest archiwizacją. Dokument może być ponumerowany, a mimo to nie zostać prawidłowo przechowany.
- "właściwym ich posegregowaniu" – segregacja porządkuje dokumenty (np. według rodzaju, okresu, kontrahenta), co ułatwia archiwum, jednak nadal jest to czynność organizacyjna, a nie definicja archiwizacji.
- "ich opracowaniu, w tym sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym" – kontrola dowodów księgowych dotyczy poprawności dokumentu przed ujęciem w księgach, a nie etapu przechowywania po zaksięgowaniu.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pada słowo "archiwizowanie", szukaj odpowiedzi związanej z przechowywaniem i czasem przechowywania, a nie z przygotowaniem dokumentów do księgowania.
