Asygnaty kasowe (KP dla przyjęcia gotówki i KW dla wypłaty gotówki) są dowodami źródłowymi dokumentującymi operacje kasowe. Ponieważ dotyczą bezpośrednio obrotu gotówką, stosuje się wobec nich rygorystyczne zasady bezpieczeństwa i kontroli.
Poprawna procedura postępowania przy błędzie polega na: unieważnieniu błędnej asygnaty (np. przekreśleniu całego dokumentu z adnotacją typu "Unieważniam", datą i podpisem osoby upoważnionej) oraz wystawieniu nowej asygnaty z kolejnym numerem. Unieważniony dokument pozostaje w bloczku lub dokumentacji, aby zachować ślad kontrolny i ciągłość numeracji.
Dlaczego pozostałe sposoby są niewłaściwe?
- "Wymazanie błędnej treści i naniesienie prawidłowego zapisu" jest niedopuszczalne, bo usuwa ślady pierwotnej treści i utrudnia kontrolę, a w przypadku gotówki zwiększa ryzyko nadużyć.
- "Wystawienie noty korygującej błędny zapis" dotyczy innych rodzajów dokumentów i nie zastępuje poprawnego dowodu kasowego; operacja kasowa ma być udokumentowana jednoznacznie na właściwym KP/KW.
- "Poprawienie pojedynczych liter lub cyfr z zachowaniem czytelności zapisu" bywa stosowane przy części dowodów księgowych, gdzie dopuszcza się skreślenie i czytelną poprawkę, ale nie w przypadku asygnat kasowych, dla których obowiązuje zasada braku poprawek.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać regułę: KP/KW się nie poprawia – KP/KW się unieważnia i wystawia ponownie. To rozróżnia dokumenty kasowe od wielu innych dowodów wewnętrznych oraz od metod korygowania zapisów w księgach (np. storno), które są innym etapem ewidencji.
