Kategorie archiwalne określają, jak długo przechowuje się dokumenty i czy mogą zostać zniszczone (brakowane). Kategoria A oznacza materiały archiwalne, czyli dokumenty o trwałej wartości (np. istotnej historycznie, prawnie lub administracyjnie). Z tej przyczyny dokumentacja kategorii A nie podlega brakowaniu i jest przechowywana wieczyście, a po upływie właściwego czasu może być przekazywana do archiwów państwowych.
Odpowiedzi błędne odnoszą się do dokumentacji niearchiwalnej, która może być brakowana:
- Bc – dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym; po wykorzystaniu może zostać przeznaczona do brakowania.
- B5 – dokumentacja przechowywana przez 5 lat; po upływie tego czasu może zostać brakowana w przewidzianej procedurze.
- B50 – dokumentacja przechowywana przez 50 lat; długi okres przechowywania nie zmienia tego, że jest to nadal kategoria B (niearchiwalna), więc co do zasady może podlegać brakowaniu po upływie terminu.
Na egzaminie warto pamiętać prostą regułę: A = archiwalne (wieczyście, bez brakowania), a B = niearchiwalne (czasowe, potencjalnie do brakowania), przy czym samo brakowanie wymaga zachowania formalnej procedury.
