Pojęcie "zespół archiwalny" odnosi się do całości materiałów wytworzonych (i/lub zgromadzonych w toku działalności) przez jednego aktotwórcę. Kluczowe są tu dwa elementy definicji: wspólne pochodzenie (ten sam aktotwórca) oraz traktowanie tego zbioru jako jednej całości, niezależnie od tego, czy dokumenty są papierowe, cyfrowe, fotograficzne itp.
Odpowiedź "zasób archiwalny" jest myląca, bo w praktyce archiwalnej używa się jej na określenie ogółu materiałów będących w posiadaniu danego archiwum (czyli sumy wielu zespołów i zbiorów). To pojęcie jest szersze i nie ogranicza się do jednego aktotwórcy.
"Inwentarz archiwalny" nie jest zbiorem dokumentów, tylko pomocą archiwalną: uporządkowanym wykazem jednostek archiwalnych (opisów), który służy ewidencji i wyszukiwaniu. Podobnie "przewodnik archiwalny" ma charakter informacyjny i orientacyjny (opisuje zasób/zespoły oraz ułatwia orientację w archiwum), ale nadal nie oznacza samej całości materiałów pochodzących od aktotwórcy.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą regułę: zespół = jeden aktotwórca; zasób = wszystko w archiwum; inwentarz/przewodnik = narzędzia opisu i wyszukiwania. To pozwala szybko odróżnić pojęcia, nawet gdy w treści pojawiają się słowa "całość materiałów" lub "niezależnie od nośnika".
