Zasady archiwizowania dokumentacji w jednostce organizacyjnej mają zapewnić, że dokumenty są kompletne, odnajdywalne, chronione i dostępne dla uprawnionych osób przez wymagany czas. Gdy organizacja nie przestrzega tych zasad, pojawiają się równolegle różne typy ryzyka.
"Może to prowadzić do kary finansowej nałożonej przez organy nadzoru." jest logiczną konsekwencją, ponieważ w wielu obszarach (np. dokumentacja pracownicza, księgowa, ochrona informacji) istnieje nadzór i możliwość nałożenia sankcji za naruszenia obowiązków lub brak wymaganych dokumentów podczas kontroli. Nawet jeśli nie zawsze kończy się to karą, ryzyko jest realne.
"Może to prowadzić do utraty ważnych informacji i danych." również jest trafne: brak uporządkowania, błędne oznaczanie teczek/plików, niekontrolowane brakowanie albo niewłaściwe kopie zapasowe powodują, że dokumenty giną, są niekompletne lub nie da się ich znaleźć w terminie. To utrudnia bieżącą pracę, rozliczenia i udowodnienie faktów.
"Może to prowadzić do niewłaściwego wykorzystania informacji przez nieuprawnione osoby." jest poprawne, bo archiwizacja obejmuje także zabezpieczenie przed dostępem osób postronnych: zamknięte archiwum, kontrola wypożyczeń, uprawnienia w systemach, zasady udostępniania. Ich brak zwiększa ryzyko wycieku danych, kradzieży tożsamości czy nadużyć.
Skoro wszystkie wymienione skutki mogą wystąpić przy łamaniu zasad archiwizacji, poprawną odpowiedzią jest "Wszystkie powyższe odpowiedzi są prawidłowe."
Wskazówka egzaminacyjna: przy pytaniach o konsekwencje naruszeń procedur zwykle trzeba myśleć szeroko: skutki prawne/finansowe, organizacyjne (ciągłość pracy) oraz bezpieczeństwa informacji.
