Po zakończeniu transakcji dokumenty handlowe (np. dowody sprzedaży, dokumenty rozliczeniowe, potwierdzenia, dokumentacja zwrotów) nie powinny być niszczone "od razu" ani przechowywane według jednej dowolnej liczby lat. W praktyce okres archiwizacji wynika z przepisów prawa i zależy m.in. od rodzaju dokumentu oraz celu, w jakim może być wymagany (rozliczenia, kontrola, spory, reklamacje).
Odpowiedź "Przechowywać je przez okres określony przepisami prawa" jest właściwa, bo wskazuje zasadę nadrzędną: to prawo determinuje minimalny czas przechowywania, a przedsiębiorca ma obowiązek móc okazać dokumenty w razie potrzeby.
- Odpowiedź "Zniszczyć je natychmiast po zakończeniu transakcji" jest błędna, ponieważ eliminuje dowód wykonania sprzedaży i uniemożliwia prawidłowe rozliczenia oraz obsługę reklamacji czy zwrotów.
- Odpowiedź "Przechowywać je przez okres jednego roku" jest zbyt sztywna: może być za krótka dla części dokumentacji, a dla innych niepotrzebnie długa. Bez wskazania rodzaju dokumentu nie da się przyjąć jednej uniwersalnej wartości.
- Odpowiedź "Przechowywać je przez okres pięciu lat" brzmi wiarygodnie, bo taka liczba bywa kojarzona z praktyką rozliczeniową, ale nadal nie jest regułą dla wszystkich dokumentów handlowych. Uogólnienie jednej liczby na cały zbiór dokumentów to częsty błąd egzaminacyjny.
W przygotowaniu do egzaminu warto zapamiętać zasadę: okres przechowywania dokumentów wynika z przepisów, a w pracy sprzedawcy oznacza to konieczność uporządkowanego archiwum i procedur udostępniania dokumentów na potrzeby rozliczeń i kontroli.
