Kradzież dokumentacji archiwalnej jest incydentem bezpieczeństwa, który wymaga szybkiej, formalnej reakcji. Poprawne postępowanie to natychmiastowe zgłoszenie incydentu odpowiednim służbom (np. zgodnie z procedurami jednostki: przełożonemu, ochronie obiektu, Policji, a w razie potrzeby osobom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo informacji). Taka reakcja pozwala uruchomić działania interwencyjne, zabezpieczyć ślady i ograniczyć skutki zdarzenia.
Odpowiedź "Zignorować sytuację" jest błędna, ponieważ brak reakcji może prowadzić do powiększenia strat oraz utrudnia odtworzenie przebiegu zdarzenia. W praktyce liczy się czas: im później zgłoszenie, tym mniejsza szansa na odzyskanie dokumentów i ustalenie sprawców.
Odpowiedź "Samodzielnie prowadzić śledztwo w celu odzyskania dokumentów" także jest błędna. Archiwista nie ma uprawnień organów ścigania, a samodzielne działania mogą zniszczyć lub zniekształcić materiał dowodowy (np. naruszenie miejsca zdarzenia, brak właściwej dokumentacji czynności). Poprawny tok to zgłoszenie i współpraca z uprawnionymi służbami.
Odpowiedź "Zniszczyć pozostałe dokumenty, aby zapobiec dalszym kradzieżom" jest skrajnie nieprawidłowa: niszczenie akt nie rozwiązuje problemu kradzieży, a dodatkowo powoduje kolejną, nieodwracalną utratę dokumentacji oraz może stanowić naruszenie obowiązków związanych z przechowywaniem zasobu. Zamiast tego należy wzmocnić zabezpieczenia i wdrożyć środki organizacyjne po zgłoszeniu incydentu.
Na egzaminie warto pamiętać zasadę: w przypadku utraty/kradzieży dokumentacji priorytetem jest zgłoszenie + formalna procedura + zabezpieczenie pozostałych materiałów, a nie działania na własną rękę.
