Jeżeli dany rodzaj zapasu jest rzadko używany, a jego utrzymanie jest kosztowne, to oznacza, że firma ponosi nieproporcjonalnie wysokie koszty w stosunku do korzyści z posiadania tej pozycji w magazynie. Typowe koszty utrzymania zapasów obejmują m.in. koszty powierzchni magazynowej, obsługi i ewidencji, ubezpieczenia, strat i uszkodzeń, a także koszt kapitału "zamrożonego" w zapasie oraz ryzyko przestarzenia.
Dlatego najbardziej właściwe działanie to: zredukować ilość tego zapasu. Redukcja nie musi oznaczać zejścia do zera — chodzi o dostosowanie poziomu do realnej częstotliwości zużycia/sprzedaży i do ryzyka braków. W praktyce często łączy się to z przeglądem pozycji wolnorotujących oraz decyzją o obniżeniu stanów minimalnych, zmianie wielkości partii zakupu albo wydłużeniu cyklu uzupełniania.
- Zwiększyć ilość tego zapasu — to działanie zwykle pogarsza sytuację, bo podnosi koszty utrzymania i zwiększa ryzyko przestarzenia. Może być uzasadnione tylko wyjątkowo (np. spodziewany skok popytu), ale w treści pytania nie ma takiej przesłanki.
- Nie zmieniać ilości tego zapasu — to typowy błąd "status quo": pozostawienie kosztownej, słabo rotującej pozycji bez reakcji. Brak zmiany oznacza utrzymywanie nieefektywności kosztowej.
- Nie posiadać tego zapasu — odpowiedź skrajna. Całkowita likwidacja zapasu mogłaby spowodować braki i przerwy w realizacji potrzeb (sprzedaż, produkcja, serwis). Bez informacji o dopuszczalnym ryzyku braków nie można uznać jej za najlepszą decyzję.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się połączenie "rzadko używany + kosztowny w utrzymaniu", najczęściej chodzi o zasadę ograniczania zapasów wolnorotujących i optymalizacji poziomu zapasów, a nie o całkowite pozbycie się zapasu niezależnie od konsekwencji.
