Po otrzymaniu potwierdzenia zamówienia od dostawcy kluczową czynnością jest sprawdzenie zgodności potwierdzenia z pierwotnym zamówieniem. Potwierdzenie jest informacją zwrotną od dostawcy, że przyjął zamówienie do realizacji (czasem z modyfikacjami). Dlatego trzeba upewnić się, że to, co dostawca potwierdza, dokładnie odpowiada temu, co zamawiający wysłał.
W praktyce porównuje się m.in.:
- asortyment (czy właściwe indeksy/towary),
- ilości i jednostki miary,
- ceny i rabaty,
- termin oraz miejsce dostawy,
- dane stron (np. adres dostawy, numer zamówienia).
Taka kontrola ogranicza ryzyko błędów w dostawie i pozwala wyjaśnić rozbieżności zanim towar zostanie wysłany lub przyjęty na magazyn.
Odpowiedź "Sporządzić fakturę" jest nieprawidłowa, ponieważ faktura dotyczy rozliczenia sprzedaży (lub zakupu po dostawie), a nie weryfikacji potwierdzenia na etapie przed realizacją. Odpowiedź "Sporządzić paragon" również nie pasuje do etapu procesu i dotyczy sprzedaży detalicznej dla klienta, a nie relacji z dostawcą. Odpowiedź "Złożyć kolejne zamówienie" jest błędna, bo bez sprawdzenia potwierdzenia można powielić błąd lub zamówić niewłaściwy towar; najpierw weryfikuje się dokument, a dopiero potem podejmuje dalsze działania (np. korekty, wyjaśnienia, planowanie kolejnych dostaw).
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się potwierdzenie zamówienia, najczęściej sprawdzana jest umiejętność kontroli dokumentów i zgodności danych, a nie wystawianie dokumentów fiskalnych.
