W pracy asystenta osoby niepełnosprawnej dokumentacja jest formalnym zapisem działań, ustaleń i przebiegu wsparcia. Jej przypadkowe uszkodzenie lub zniszczenie traktuje się jak incydent, bo może wpływać na ciągłość opieki, rozliczalność pracy oraz bezpieczeństwo informacji (w tym danych wrażliwych).
Dlatego poprawne jest działanie polegające na zgłoszeniu sytuacji przełożonemu i uzyskaniu dalszych instrukcji. Przełożony lub osoba wyznaczona w organizacji może zdecydować o: sposobie zabezpieczenia pozostałych materiałów, wykonaniu kopii, sporządzeniu notatki służbowej, odtworzeniu części danych na podstawie wiarygodnych źródeł (np. innych rejestrów), a także o ewentualnym uruchomieniu procedury naruszenia ochrony danych.
Odpowiedź "Zignorować sytuację i kontynuować pracę" jest niewłaściwa, bo pomija obowiązek reakcji na incydent i naraża zespół oraz podopiecznego na skutki braków w dokumentacji (np. błędne decyzje, brak potwierdzeń wykonanych czynności).
Odpowiedź "Stworzyć nową dokumentację na podstawie pamięci" jest ryzykowna, ponieważ prowadzi do zniekształceń (pamięć jest zawodna), a także może być potraktowana jako nierzetelne dokumentowanie. Odtworzenie treści wymaga decyzji i formy zaakceptowanej w organizacji, zwykle z odpowiednim opisem, że jest to rekonstrukcja.
Odpowiedź "Zniszczyć pozostałe kopie dokumentacji, aby uniknąć niezgodności" pogarsza sytuację: zwiększa zakres szkody, utrudnia wyjaśnienie zdarzenia i może stanowić poważne naruszenie zasad bezpieczeństwa oraz odpowiedzialności zawodowej.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o incydenty (uszkodzenie, zagubienie, podejrzenie ujawnienia danych) najbezpieczniejszą i zgodną z praktyką odpowiedzią jest szybkie zgłoszenie do właściwej osoby i działanie według procedury, a nie samodzielne "naprawianie" sytuacji.
