Przegląd płyt CD z dokumentacją elektroniczną to kontrola, czy nośnik nadal pozwala na bezpieczny odczyt danych oraz czy nie występują oznaki degradacji (np. zarysowania, uszkodzenia warstwy zapisu, wpływ temperatury i wilgotności). Nośniki optyczne mają ograniczoną trwałość, dlatego archiwa zakładowe muszą planować okresowe kontrole.
W praktyce przegląd obejmuje m.in.:
- sprawdzenie stanu fizycznego nośnika (uszkodzenia mechaniczne, zabrudzenia),
- weryfikację czytelności (odczyt danych),
- kontrolę integralności plików,
- wykonanie kopii bezpieczeństwa oraz przechowywanie jej oddzielnie od oryginału,
- podjęcie decyzji o migracji danych na nowe nośniki lub do innego rozwiązania, jeśli wykryto ryzyko utraty danych.
Odpowiedź "Co pięć lat." odpowiada minimalnemu wymogowi wskazywanemu w instrukcjach archiwalnych: przegląd informatycznych nośników danych wykonuje się nie rzadziej niż raz na 5 lat. To ważne rozróżnienie: jest to standard minimalny, a nie zakaz częstszych kontroli.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe w ujęciu egzaminacyjnym? Terminy "co rok" i "co pół roku" mogą brzmieć rozsądnie z punktu widzenia ostrożności, ale nie odzwierciedlają minimalnej częstotliwości wynikającej z instrukcji archiwalnej. Z kolei "co dwa lata" bywa spotykane jako dobra praktyka (np. ze względu na szybszą degradację nośników optycznych), jednak w pytaniu chodzi o częstotliwość, którą należy przyjąć jako standard minimalny.
Wskazówka do nauki: jeśli w pytaniu występuje "jak często należy", a odpowiedzi różnią się tylko okresami, zwykle sprawdzany jest minimalny wymóg z procedur archiwum zakładowego. Warto też pamiętać, że współcześnie zaleca się unikanie długotrwałego przechowywania wyłącznie na płytach CD i stosowanie migracji danych.
