Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - TEST WIEDZY NR 5



PYTANIE NR 31.
Czy do brakowania dokumentacji niearchiwalnej wymagana jest zgoda dyrektora archiwum państwowego?
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Brakowanie to formalna procedura wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia po upływie okresu przechowywania. Co do zasady wymaga uprzedniej zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, aby zapobiec zniszczeniu materiałów o wartości archiwalnej. Sama decyzja kierownika jednostki nie zastępuje tej zgody.

Pełne wyjaśnienie:

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest etapem formalno-prawnym polegającym na wydzieleniu akt, które nie stanowią materiałów archiwalnych i których okres przechowywania upłynął, a następnie skierowaniu ich do zniszczenia. Kluczowe jest to, że brakowanie nie jest tym samym co fizyczne niszczenie.

Odpowiedź "Tak, wymagana jest uprzednia zgoda dyrektora właściwego archiwum państwowego" jest poprawna, ponieważ przepisy dotyczące kwalifikowania i brakowania dokumentacji przewidują nadzór archiwum państwowego nad tym procesem. Zgoda ma funkcję kontrolną: ma ograniczyć ryzyko przypadkowego zniszczenia dokumentów o wartości historycznej lub dowodowej.

Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?

  • "Nie, wystarczy decyzja kierownika jednostki" upraszcza procedurę i pomija wymagany element zewnętrznej kontroli. Kierownik inicjuje brakowanie (wniosek), ale co do zasady nie zastępuje to zgody archiwum.
  • "Tak, ale tylko dla dokumentacji kategorii A" miesza pojęcia: kategoria A dotyczy materiałów archiwalnych przeznaczonych do wieczystego przechowywania, więc nie są one "brakowane" jak dokumentacja niearchiwalna. W praktyce brakowanie dotyczy kategorii niearchiwalnych (np. B, BE, Bc).
  • "Nie, wystarczy zgoda inspektora ochrony danych" przenosi akcent na ochronę danych osobowych. IOD może opiniować kwestie bezpieczeństwa przetwarzania, ale nie zastępuje organu właściwego w sprawach brakowania, czyli archiwum państwowego.

Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się "brakowanie", szukaj odpowiedzi o zgodzie archiwum państwowego i dokumentacji/spisach. Jeśli pojawia się "niszczenie", chodzi raczej o organizację czynności i potwierdzenie zniszczenia, a nie o decyzję archiwalną.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej?
Brakowanie to formalny proces archiwalny polegający na wydzieleniu dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął, i przeznaczeniu jej do zniszczenia. Kluczowe jest zachowanie procedur (wniosek, spisy, zgoda archiwum), aby nie zniszczyć akt o wartości archiwalnej.
Dlaczego do brakowania potrzebna jest zgoda archiwum państwowego?
Zgoda archiwum państwowego pełni funkcję kontroli: ma potwierdzić, że w wydzielonych aktach nie ma materiałów archiwalnych. Dzięki temu ogranicza się ryzyko nieodwracalnego zniszczenia dokumentów o wartości historycznej lub dowodowej. To element nadzoru nad narodowym zasobem archiwalnym.
Jakie dokumenty przygotowuje się do wniosku o brakowanie?
W praktyce przygotowuje się wniosek kierownika jednostki oraz spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania z podziałem na kategorie (np. B, BE, Bc) i wskazaniem lat. Taki zestaw pozwala archiwum ocenić, czy akta mogą zostać wyłączone z zasobu i skierowane do zniszczenia.
Czy brakowanie i niszczenie dokumentów to to samo?
Nie. Brakowanie to decyzja/procedura archiwalna (wydzielenie i zatwierdzenie przeznaczenia do zniszczenia), a niszczenie to czynność fizyczna wykonania utylizacji. Na egzaminie często trzeba rozróżnić te etapy, bo inne są formalności i inny jest cel każdego z nich.
Kiedy można zniszczyć dokumentację po brakowaniu?
Dokumentację niszczy się dopiero po zakończeniu brakowania, czyli po uzyskaniu wymaganej zgody archiwum państwowego (jeśli jest wymagana dla danej kategorii). Dopiero wtedy jednostka może zorganizować niszczenie we własnym zakresie albo zlecić je podmiotowi zewnętrznemu i uzyskać potwierdzenie zniszczenia.
Czy firma niszcząca dokumenty musi mieć specjalne uprawnienia?
Z perspektywy procedury archiwalnej kluczowa jest zgoda na brakowanie, a nie "licencja" firmy. W praktyce ważniejsze są wymagania organizacyjne i bezpieczeństwa: umowa, poufność, właściwy sposób niszczenia oraz dokument potwierdzający wykonanie usługi (np. protokół/certyfikat zniszczenia), szczególnie gdy są dane osobowe.
Jakie błędy najczęściej popełnia się w pytaniach o brakowanie?
Najczęstszy błąd to mylenie brakowania z niszczeniem i wybieranie odpowiedzi o "uprawnieniach" zamiast o zgodzie archiwum. Drugi błąd to błędne łączenie brakowania z kategorią A (materiały archiwalne). Warto zapamiętać: brakowanie dotyczy dokumentacji niearchiwalnej, a A przechowuje się wieczyście.
Jakie znaczenie mają kategorie B, BE i Bc przy brakowaniu?
Kategorie wskazują, jak długo przechowywać dokumentację i w jakim trybie można ją wyłączyć z zasobu. Dla egzaminu ważne jest rozumienie, że brakowanie dotyczy dokumentacji niearchiwalnej (z reguły B/BE/Bc), a nie materiałów archiwalnych kategorii A. Konkretne zasady zależą od przepisów i wykazu akt.
Czy inspektor ochrony danych może zastąpić zgodę archiwum?
Nie. Inspektor ochrony danych koncentruje się na zgodności przetwarzania danych osobowych (np. bezpieczeństwo niszczenia, umowy powierzenia), ale nie jest organem właściwym do zatwierdzania brakowania. Zgoda na brakowanie wynika z przepisów archiwalnych i należy do właściwego archiwum państwowego.
Jak przygotować się do pytań o brakowanie na egzaminie EKA.2?
Ucz się rozróżniać: brakowanie (wniosek, spisy, zgoda archiwum) oraz niszczenie (organizacja utylizacji i potwierdzenie wykonania). Przećwicz typowe pułapki: kategoria A, "decyzja kierownika wystarczy", oraz odwołania do IOD. Pomaga tworzenie krótkiej listy kroków procedury.
info

Statystycznie 48% uczniów zna prawidłową odpowiedź. trudne

Według specjalistów z branży: "Brakowanie to formalna procedura wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia po upływie okresu przechowywania."

Źródła:

  • Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji (tekst jednolity), Dz.U. 2019 poz. 246, §9–12
  • Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz.U. 2020 poz. 164
  • Norma DIN 66399:2012 (Information technology — Office machines — Security levels for the destruction of data media), część dot. poziomów bezpieczeństwa niszczenia nośników

Materiały:

  • Tekst jednolity rozporządzenia w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji (Dz.U. 2019 poz. 246), §9–12
  • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164) – przepisy ogólne
  • Materiały dydaktyczne z kwalifikacji EKA.2 dotyczące brakowania i kwalifikacji archiwalnej
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 03.04.2026



Aktualizacja pytania: 03.04.2026
📡 Brak połączenia internetowego