W pracy służby porządkowej kluczowe jest nie tylko prawidłowe wykonanie czynności (np. przeglądania bagażu), ale także jej czytelne udokumentowanie. Gdy w trakcie kontroli zostaną ujawnione przedmioty, których wnoszenie jest zabronione, standardową formą zapisu przebiegu zdarzenia jest notatka służbowa z wykonanej czynności. Taki dokument pozwala uporządkowanie informacji: kto wykonywał czynność, kiedy i gdzie, jaki był powód działania, co ujawniono oraz jakie decyzje podjęto (np. zatrzymanie przedmiotu, niewpuszczenie osoby, przekazanie informacji przełożonemu).
Odpowiedź "protokołem z przeglądania bagażu" bywa intuicyjnie wybierana, bo protokół kojarzy się z formalnością. W praktyce protokół stosuje się częściej przy czynnościach wymagających ściśle określonej formy lub gdy procedura nakazuje protokołowanie. W tym typie sytuacji egzaminacyjnej właściwy jest jednak zapis w formie notatki służbowej.
Odpowiedź "wpisem do notatnika służbowego" jest niewłaściwa, ponieważ notatnik służbowy pełni rolę pomocniczą (roboczą) i nie zastępuje formalnej notatki z czynności – wpis może być zbyt skrótowy i nie spełniać wymogów kompletności opisu zdarzenia.
Odpowiedź "pisemnym oświadczeniem osoby, której bagaż był przeglądany" przenosi ciężar dokumentowania na osobę kontrolowaną. Oświadczenie może być ewentualnym materiałem dodatkowym, ale to członek służby porządkowej powinien sporządzić dokument służbowy opisujący czynność i jej wynik.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy "dokumentowania wykonanej czynności" przez pracownika ochrony, najczęściej chodzi o notatkę służbową, chyba że w treści wyraźnie wskazano wymóg protokołu.
