Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych kluczowe jest wykonanie czynności kontrolnych, które potwierdzają poprawność i kompletność zapisów. Dlatego właściwą odpowiedzią jest uzgodnienie obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych. Konta syntetyczne (księga główna) pokazują dane w ujęciu zagregowanym, a konta analityczne (księgi pomocnicze) – w ujęciu szczegółowym. Jeżeli analityka "nie zgadza się" z syntetyką, oznacza to błąd ewidencji (np. pominięty zapis, zaksięgowanie na niewłaściwe konto, nieprawidłowe przeniesienie sum).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- "sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego" – sprawozdanie powstaje na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych po ich uzgodnieniu i zamknięciu okresu. Jest więc efektem prawidłowo prowadzonej ewidencji i procedur zamknięcia, a nie czynnością bezpośrednio poprzedzającą samo zamknięcie.
- "przeprowadzenie archiwizacji dokumentacji księgowej" – archiwizacja jest typowo działaniem następczym (po zakończeniu prac, zatwierdzeniu wyników, zamknięciu okresu), służącym przechowywaniu dokumentacji i zabezpieczeniu danych, a nie przygotowaniu ksiąg do zamknięcia.
- "ustalenie polityki prowadzenia rachunkowości" – polityka rachunkowości jest elementem organizacji systemu rachunkowości (zasady, metody wyceny, plan kont, opis systemu). Ustala się ją zasadniczo na początku prowadzenia ksiąg lub przy zmianach, a nie jako standardowy etap zamykania roku.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy czynności poprzedzających zamknięcie, najczęściej chodzi o uzgodnienia, inwentaryzację i kontrole zgodności ewidencji, a nie o działania "po fakcie" (archiwizacja) ani o dokumenty tworzone na bazie już ustalonych danych (sprawozdanie).
