Koszty stałe w kalkulacji imprezy turystycznej to takie wydatki, które nie zależą od liczby uczestników (w granicach założonej organizacji i tego samego programu). Do tej grupy zalicza się m.in. wynagrodzenie pilota oraz przewodnika, ponieważ najczęściej są rozliczane jako stawka za dzień albo ryczałt za obsługę trasy/imprezy. Oznacza to, że przy 10 i przy 20 osobach koszt ten pozostaje taki sam dla organizatora, a zmienia się jedynie jego "udział" w koszcie na osobę po podziale.
Podobny charakter mają opłaty rezerwacyjne, jeśli są pobierane jako jednorazowe fee za dokonanie rezerwacji (a nie jako opłata naliczana od każdego uczestnika). Wtedy nie rosną proporcjonalnie do liczby klientów i w kalkulacji traktuje się je jako stałe.
Dla porównania, koszty takie jak wyżywienie oraz różnego rodzaju bilety (np. wstępu czy komunikacji indywidualnej) są typowo kosztami zmiennymi, ponieważ są naliczane "per capita", czyli cena jednostkowa jest mnożona przez liczbę osób.
W praktyce kalkulacja ceny na osobę polega na tym, że koszty stałe dzieli się przez planowaną liczbę uczestników, a następnie dodaje koszty zmienne na osobę i planowaną marżę organizatora. Częstą pułapką na egzaminie jest mylenie stałej stawki (pilot/przewodnik) z kosztem zmiennym tylko dlatego, że da się go arytmetycznie przeliczyć na osobę.
