Dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne) jest dokumentem magazynowym, który potwierdza faktyczne przyjęcie towaru lub materiałów do magazynu. W praktyce PZ sporządza się wtedy, gdy dostawa dotarła i została sprawdzona (ilość, zgodność asortymentu, ewentualne uszkodzenia), a magazyn ma wprowadzić przyjęte pozycje do ewidencji.
Kluczowe jest rozróżnienie dokumentów obrotu magazynowego od dokumentów księgowych lub bilansowych. Bilans otwarcia magazynu opisuje stan początkowy zapasów na start ewidencji (np. na początek okresu), ale nie jest dokumentem potwierdzającym konkretną dostawę. Z tego powodu nie stanowi podstawy do wystawienia PZ.
Pozostałe odpowiedzi odnoszą się do dokumentów, które mogą występować w procesie dostawy/zakupu i bywają wykorzystywane jako dokumenty źródłowe lub pomocnicze przy przyjęciu:
- "Faktury zakupu" – dokumentuje zakup i jest typowym dokumentem odniesienia przy przyjęciu towaru (kontrola zgodności dostawy z zakupem).
- "Wydania zewnętrznego" – dokument wydania z magazynu dostawcy; może towarzyszyć dostawie i służyć do porównania z tym, co faktycznie przyjęto.
- "Listu przewozowego" – dokument transportowy; nie jest stricte dokumentem magazynowym, ale w realnych procesach logistycznych bywa elementem dokumentacji dostawy i może wspierać identyfikację przesyłki.
Najczęstsza pułapka polega na myleniu "bilansu otwarcia" (stan początkowy ewidencji) z dokumentem, który inicjuje przyjęcie konkretnej dostawy. Na egzaminie warto zawsze zadać sobie pytanie: czy ten dokument opisuje dostawę i przyjęcie fizyczne, czy tylko stan ewidencyjny?
