W rozliczeniu dotacji ze środków publicznych celem dokumentacji jest udowodnienie, że środki zostały wydane zgodnie z umową oraz że koszty są właściwie udokumentowane i możliwe do skontrolowania. Dlatego jednym z kluczowych elementów jest spis faktur z opisem źródła finansowania – pozwala on powiązać każdy wydatek z konkretnym dokumentem księgowym i wskazać, jaka część kosztu została pokryta z dotacji.
Odpowiedź "spis faktur z opisem źródła finansowania" jest poprawna, ponieważ w praktyce rozliczeń wymagane jest uporządkowane zestawienie dokumentów kosztowych (np. numer faktury, data, kwota, kategoria kosztu, informacja o finansowaniu), które ułatwia weryfikację kwalifikowalności wydatków i zgodności z budżetem projektu. Taki spis stanowi "mapę" rozliczenia i podstawę do sporządzenia zestawień kosztów.
Pozostałe propozycje są niewystarczające, bo nie zapewniają pełnej ścieżki audytu:
- "tylko umowę o dotację" – umowa określa warunki i obowiązki, ale nie pokazuje, jak środki wydatkowano. Bez dokumentów kosztowych i ich zestawienia nie da się rozliczyć faktycznego wykonania finansowego.
- "wyłącznie sprawozdanie merytoryczne" – opisuje rezultaty (np. wykonane działania), lecz nie potwierdza wydatkowania pieniędzy. W dotacji publicznej część merytoryczna nie zastępuje dokumentacji księgowej.
- "potwierdzenie przelewu" – dowód zapłaty bywa potrzebny, ale sam w sobie nie określa, czego dotyczył koszt i czy był kwalifikowalny. Bez faktur/rachunków oraz zestawienia wydatków nie daje kompletnego rozliczenia.
W praktyce w produkcji audiowizualnej oznacza to m.in. konsekwentne opisywanie dokumentów, prowadzenie wyodrębnionej ewidencji dla projektu i przygotowanie zestawień kosztów kwalifikowanych. Dzięki temu rozliczenie jest spójne i odporne na kontrolę.
