Dokumentacja techniczno-ruchowa (DTR) urządzenia obejmuje różne rodzaje materiałów: część opisową, informacje eksploatacyjne, a często także rysunki i schematy. Jeśli na fragmencie dokumentacji widoczne są treści kierowane do operatora (np. zasady uruchamiania, zatrzymywania, czynności obsługowe, ostrzeżenia i zalecenia), to taki dokument nazywa się instrukcją użytkowania. Jej rolą jest umożliwienie prawidłowej i bezpiecznej pracy z maszyną.
Odpowiedź "danymi ewidencyjnymi" dotyczy informacji identyfikacyjnych (np. dane właściciela, numer inwentarzowy, wpisy rejestrowe, daty przyjęcia do majątku). Taki zestaw danych może występować w dokumentacji zakładowej, ale nie jest nazwą typowego fragmentu DTR opisującego obsługę maszyny.
Odpowiedź "rysunkiem zewnętrznym" odnosi się do rodzaju rysunku technicznego pokazującego wygląd i gabaryty urządzenia. Jest to element pomocniczy (wizualny), ale nie zastępuje instrukcji użytkowania, bo nie opisuje procedur obsługi ani zasad bezpieczeństwa.
Odpowiedź "schematem funkcjonowania" wskazuje na diagram/schemat blokowy lub ideowy przedstawiający działanie układów. Schemat może pojawić się w DTR, lecz jest inną formą informacji niż instrukcja – nie jest "nazwą" dokumentu przeznaczonego dla użytkownika w zakresie czynności operacyjnych.
W praktyce drukarni prawidłowe rozróżnianie tych dokumentów ułatwia szybkie znalezienie informacji: operator sięga po instrukcję użytkowania, a serwis lub utrzymanie ruchu częściej korzysta z rysunków, schematów i danych technicznych.
