W archiwistyce popularyzacja oznacza działania, których celem jest upowszechnianie wiedzy o zasobie oraz zwiększanie dostępności informacji o materiałach archiwalnych dla różnych odbiorców (uczniów, badaczy, mieszkańców, instytucji). Kluczowe jest tu ukierunkowanie na użytkownika: pokazanie, co archiwum posiada i dlaczego może to być wartościowe.
Odpowiedź "prezentowanie zasobów on-line" jest poprawna, ponieważ publikacja opisów, skanów, kolekcji tematycznych czy wirtualnych wystaw w Internecie realnie poszerza zasięg oddziaływania archiwum. Forma online umożliwia dotarcie do osób, które nie odwiedzą czytelni, oraz ułatwia wstępne rozeznanie w zasobie.
Pozostałe propozycje nie opisują popularyzacji, tylko czynności wewnętrzne związane z obiegiem i selekcją dokumentacji:
- "wycofywanie dokumentacji" dotyczy wyłączenia dokumentacji z bieżącego użytkowania lub jej przeniesienia/zwrotu zgodnie z procedurami. To nie jest działanie promocyjne ani edukacyjne.
- "przejmowanie dokumentacji" oznacza przyjęcie dokumentacji do archiwum (np. od komórki organizacyjnej). Jest to element gromadzenia i zabezpieczania, ale samo w sobie nie upowszechnia wiedzy o zasobie.
- "brakowanie dokumentacji" to selekcja i usuwanie (po spełnieniu warunków) dokumentacji niearchiwalnej. To proces porządkowy i organizacyjny, często mylony z "pracą nad zasobem", lecz nie stanowi popularyzacji.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się słowo "popularyzacja", szukaj odpowiedzi kojarzących się z prezentacją, edukacją, promocją i udostępnianiem informacji (np. wystawy, publikacje, serwisy internetowe), a nie z ewidencją, przejmowaniem czy selekcją dokumentów.
