Dokumentem finansowym, który w praktyce obrotu gospodarczego stanowi podstawę do zapłaty za dostarczony towar lub wykonaną usługę, jest faktura. To ona potwierdza dokonanie sprzedaży oraz wskazuje kwotę należną sprzedawcy i dane stron, dzięki czemu nabywca wie, jakie zobowiązanie ma uregulować i na jakiej podstawie.
Pozostałe odpowiedzi dotyczą innych etapów procesu zakupowego albo mają inną funkcję:
- "cennik" to zestawienie cen (informacja handlowa). Może pomóc ocenić koszt, ale sam w sobie nie potwierdza transakcji i nie stanowi rozliczenia konkretnego zakupu.
- "kosztorys" jest wyceną planowanych prac lub przewidywanych kosztów. Służy do kalkulacji i porównania wariantów, lecz nie jest dokumentem rozliczającym wykonanie usługi lub dostawę towaru.
- "zamówienie" opisuje, co ma zostać kupione i na jakich warunkach (inicjuje zakup). Jest ważne organizacyjnie, ale nie jest typowym dokumentem sprzedaży wskazującym ostateczną należność do zapłaty po realizacji.
W pracy biurowej rozróżnienie tych dokumentów jest istotne: faktury trafiają do ewidencji i do procesu płatności, a cenniki, kosztorysy i zamówienia są zwykle załącznikami wspierającymi decyzję lub kontrolę, ale nie zastępują dokumentu rozliczeniowego.
