Zapytanie ofertowe jest pismem kierowanym do kontrahenta (np. przewoźnika, agencji celnej, operatora magazynu), którego celem jest uzyskanie propozycji warunków współpracy. Typowo zawiera prośbę o podanie stawki, terminu realizacji, dostępności, zakresu usługi, ewentualnych dopłat i warunków płatności. Kluczowe jest to, że zapytanie nie jest jeszcze propozycją wykonania usługi, lecz pytaniem o możliwość i parametry jej realizacji.
Odpowiedź "oferta" opisuje dokument wysyłany przez wykonawcę/sprzedawcę, w którym przedstawia on konkretne warunki (co, za ile, w jakim terminie, na jakich zasadach). W praktyce oferta jest odpowiedzią na zapytanie lub inicjatywą handlową, ale ma charakter propozycji.
Odpowiedź "zamówienie" dotyczy etapu późniejszego. Zamówienie (często w TSL także jako zlecenie) składa się wtedy, gdy warunki zostały już uzgodnione i strona kupująca/klient decyduje się na realizację. Zwykle zawiera potwierdzenie ilości, trasy, terminu, stawki oraz danych do realizacji, czyli ma skutek organizacyjny i często kontraktowy.
Odpowiedź "protokół reklamacyjny" jest związana z sytuacją sporną po wykonaniu usługi (np. opóźnienie, uszkodzenie, brak, niezgodność). Taki dokument opisuje zdarzenie, zastrzeżenia, dowody i żądania. Nie służy do pozyskania warunków cenowych, więc logicznie nie pasuje do etapu zapytania/oferty.
Wskazówka egzaminacyjna: aby odróżniać te dokumenty, zawsze sprawdź kto inicjuje pismo i jaki jest jego cel: prośba o warunki (zapytanie), propozycja warunków (oferta), akceptacja i zlecenie realizacji (zamówienie), zgłoszenie problemu (reklamacja).
