W jednostce organizacyjnej zasady postępowania z dokumentami w całym ich "cyklu życia" w kancelarii opisuje instrukcja kancelaryjna. Jest to dokument wewnętrzny, który porządkuje m.in.:
- przyjmowanie i otwieranie korespondencji wpływającej,
- rejestrowanie pism i spraw,
- dekretację (kierowanie do realizacji) i obieg wewnętrzny,
- gromadzenie akt sprawy i ich przechowywanie w toku pracy,
- sporządzanie i wysyłkę korespondencji wychodzącej.
Dlatego odpowiedź "instrukcja kancelaryjna." jest właściwa: dotyczy zarówno dokumentów wpływających, jak i tworzonych w jednostce oraz wysyłanych na zewnątrz.
Odpowiedź "instrukcja archiwalna." bywa wybierana przez skojarzenie ze słowem "przechowywanie", ale jej nacisk jest inny: koncentruje się na zasadach archiwizacji i postępowania z dokumentacją archiwalną (np. porządkowanie, przekazywanie do archiwum), a nie na bieżącym obiegu kancelaryjnym całej korespondencji.
"Regulamin pracy." nie jest dokumentem opisującym obieg dokumentów; dotyczy zasad pracy i obowiązków pracowników (organizacja czasu pracy, porządek, prawa i obowiązki), więc nie odpowiada na pytanie o procedury kancelaryjne.
"Regulamin organizacyjny." określa zwykle strukturę organizacyjną, zadania komórek i zależności służbowe. Może wskazywać, kto odpowiada za kancelarię, ale nie zastępuje instrukcji kancelaryjnej jako opisu szczegółowego postępowania z dokumentami.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się pełny zakres "wpływające – przechowywane – wysyłane", chodzi o procedurę obiegu dokumentów, czyli instrukcję kancelaryjną, a nie o regulaminy ani wyłącznie archiwizację.
