W opisanej sytuacji faktura została już wystawiona i potwierdza transakcję na określoną ilość towaru. Następnie kontrola ilościowa wykazała braki, czyli faktyczny zakres dostawy jest mniejszy niż wynika z dokumentu sprzedaży. W obrocie gospodarczym oznacza to konieczność skorygowania dokumentu, aby rozliczenia (wartość towaru, należność i ewentualnie podatki/ewidencje) odpowiadały stanowi rzeczywistemu.
Dlatego poprawna jest odpowiedź "wystawić fakturę korygującą". Taki dokument odnosi się do faktury pierwotnej i służy do zmiany danych wpływających na wartość sprzedaży (np. ilości, ceny, rabatu) wynikającej z faktury, gdy po jej wystawieniu ujawniono niezgodności lub nastąpiły uzgodnienia między stronami. W praktyce pozwala to jednoznacznie powiązać korektę z pierwotnym dokumentem i zachować ciągłość dokumentacji.
Pozostałe propozycje są nieprawidłowe z punktu widzenia standardów dokumentowania sprzedaży:
- "zniszczyć błędny dokument i wystawić nowy" – niszczenie i zastępowanie dokumentu, który już funkcjonuje w obiegu (u sprzedawcy i nabywcy), prowadzi do nieciągłości numeracji i ryzyka rozbieżności w dokumentach stron. W praktyce rozliczeń liczy się ślad audytowy: dokument pierwotny + dokument korygujący.
- "przekreślić błędny wpis i wpisać poprawną wartość" – ręczne poprawki mogą dotyczyć niektórych zapisów wewnętrznych, ale faktura jest dokumentem o sformalizowanym charakterze. Zmiana wartości sprzedaży po wystawieniu powinna być udokumentowana korektą, a nie dopisywana na egzemplarzu.
- "wystawić nową fakturę i podczepić do faktury błędnej" – dołączenie "nowej" faktury nie rozwiązuje problemu, bo w obiegu pozostają dwa dokumenty sprzedaży dotyczące tego samego zdarzenia. Prawidłowa praktyka to korekta odnosząca się do dokumentu pierwotnego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie mówi, że faktura już została wystawiona, a dopiero potem wykryto rozbieżność (brak, rabat, zwrot), najczęściej kluczowym słowem jest "korekta".
