Na fakturze każda pozycja opisuje konkretną usługę (np. "nocleg", "śniadanie", "parking") i musi mieć określoną ilość, czyli liczbę jednostek, które zostały sprzedane. W przypadku usługi noclegowej jednostką rozliczeniową jest zazwyczaj nocleg lub doba hotelowa – zależnie od tego, jak hotel definiuje i opisuje usługę w swojej ofercie oraz dokumentach pobytu.
Jeżeli faktura jest wystawiana "za nocleg", to pole "Ilość" nie oznacza ani liczby osób, ani liczby wystawionych dokumentów, tylko liczbę zrealizowanych noclegów/dób, z których składa się pobyt rozliczany w tej pozycji. Dlatego wpisanie wartości 3 jest poprawne, gdy rozliczana usługa obejmuje trzy jednostki noclegu.
Dlaczego pozostałe wartości nie pasują?
- "1" byłoby poprawne tylko wtedy, gdy faktura dotyczyłaby jednego noclegu (jednej doby). Jeżeli pobyt obejmuje więcej jednostek, zaniża ilość usługi.
- "2" analogicznie pasuje wyłącznie do dwóch noclegów/dób. Przy innym czasie pobytu nie odzwierciedla faktycznej realizacji usługi.
- "4" oznaczałoby cztery jednostki noclegu/doby, czyli zawyżałoby ilość w sytuacji, gdy rozliczenie dotyczy trzech.
W praktyce recepcji warto zawsze sprawdzić spójność: terminy pobytu (przyjazd/wyjazd), liczba naliczonych noclegów w systemie oraz to, czy usługa noclegowa jest liczona "za pokój za dobę" czy w inny sposób. To ogranicza reklamacje i korekty dokumentów.
