W zamówieniach publicznych trzeba odróżnić etapy postępowania od etapu realizacji umowy. Postępowanie obejmuje działania prowadzące do wyboru wykonawcy i doprowadzenia do skutecznego zawarcia umowy, natomiast wykonywanie robót budowlanych i rozliczenia następują już w ramach umowy.
Zgodnie z przywołanym w kontekście art. 254 PZP, postępowanie kończy się na dwa sposoby: zawarciem umowy (gdy postępowanie zakończyło się sukcesem) albo unieważnieniem postępowania (gdy wystąpią ustawowe przesłanki). Dlatego odpowiedź "podpisanie umowy pomiędzy zamawiającym i wybranym wykonawcą" wskazuje właściwy moment domknięcia procedury.
Pozostałe odpowiedzi opisują inne, niekończące postępowania zdarzenia:
- "publiczne otwarcie ofert złożonych przez wykonawców" – to etap techniczno-proceduralny po upływie terminu składania ofert; nie przesądza jeszcze o wyborze wykonawcy ani o finalizacji postępowania.
- "złożenie oferty przez wykonawców" – to czynność jeszcze wcześniejsza, inicjująca udział wykonawcy w procedurze; nie może być elementem kończącym.
- "wykonanie zamówienia przez wykonawcę i rozliczenie robót z zamawiającym" – dotyczy realizacji kontraktu, czyli okresu po zawarciu umowy. To może kończyć współpracę umowną, ale nie kończy postępowania o udzielenie zamówienia.
W praktyce moment zakończenia postępowania jest istotny m.in. dla uporządkowania dokumentacji oraz dla rozróżnienia, kiedy kończą się czynności stricte przetargowe, a zaczynają obowiązki wynikające z podpisanej umowy o roboty budowlane.
