Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) to narzędzie porządkujące dokumentację w jednostce poprzez klasyfikację rzeczową. Jego celem jest przypisanie dokumentom i sprawom właściwego miejsca w strukturze akt oraz wskazanie zasad ich przechowywania. Dlatego pojedyncza pozycja (klasa) w JRWA musi zawierać elementy, które identyfikują klasę i opisują jej znaczenie.
Poprawny zestaw elementów to:
- symbol klasyfikacyjny – oznaczenie (zwykle w postaci cyfr/liter) przypisane klasie, ułatwiające porządkowanie i oznaczanie teczek,
- hasło klasyfikacyjne – nazwa/temat klasy, który mówi, jakiego rodzaju dokumentacji dotyczy dana pozycja,
- oznaczenie kategorii archiwalnej – informacja o kwalifikacji archiwalnej, czyli o czasie przechowywania i dalszym losie dokumentacji.
Te trzy elementy są typowe dla JRWA, bo dotyczą klasy dokumentacji, a nie pojedynczego pisma.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- Opcje z "numerem kolejny pisma", "datą korespondencji" i "treścią korespondencji" odnoszą się do ewidencji pism (rejestru korespondencji) albo metadanych konkretnego dokumentu. JRWA nie przechowuje takich danych, bo nie opisuje pojedynczych wpływów/wysyłek, tylko rodzaje dokumentacji.
- Odpowiedź zawierająca "znak referenta" i "symbol komórki organizacyjnej" miesza elementy stosowane przy znakowaniu spraw/dokumentów w jednostce z elementami samego wykazu. To, kto prowadzi sprawę i jaka komórka jest właściwa, może wynikać z organizacji pracy, ale nie jest standardowym polem opisu klasy w JRWA.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedzi pojawiają się informacje o konkretnej korespondencji (daty, numery pism, treść) albo o konkretnym pracowniku (referent), to najczęściej są to elementy rejestracji/obiegu dokumentów, a nie składniki JRWA.
