W procesie certyfikacji systemów zarządzania rozróżnia się działania wykonywane wewnątrz organizacji oraz działania prowadzone przez niezależną stronę trzecią. Kluczowe jest więc ustalenie: kto ocenia i jaki jest cel oceny.
Audyt wewnętrzny jest narzędziem samooceny organizacji. Jego celem jest sprawdzenie, czy to, jak w praktyce działa zarządzanie (np. nadzór nad procesem, realizacja procedur, prowadzenie zapisów), jest zgodne z wymaganiami normy i ustaleniami wewnętrznymi. Dlatego opis "sprawdzenie zgodności praktyk zarządczych z wymaganiami normy" odpowiada etapowi audytu wewnętrznego (A).
Przegląd dokumentacji systemu zarządzania polega na analizie tego, co zostało opisane i ustanowione: procedur, instrukcji, opisów procesów, polityk, zakresu systemu. Celem jest zrozumienie procesów i sposobu ich nadzoru, a nie jeszcze pełna ocena skuteczności "w terenie". Stąd opis dotyczący analizy dokumentacji w celu zrozumienia procesów i procedur pasuje do etapu przeglądu dokumentacji (B).
Audyt zewnętrzny (audyt strony trzeciej) jest prowadzony przez niezależną organizację oceniającą. Najważniejszym wyróżnikiem jest to, że ocena pochodzi spoza audytowanej organizacji. Jeśli w opisie pojawia się "niezależna strona trzecia" oraz sprawdzenie, czy system jest skuteczny i spełnia wymagania normy, to jest to właśnie audyt zewnętrzny (C).
Dlaczego pozostałe dopasowania są błędne?
- Przypisanie opisu C do audytu wewnętrznego ignoruje kluczowy warunek niezależności strony trzeciej.
- Przypisanie opisu B do audytu (wewnętrznego lub zewnętrznego) myli analizę dokumentów z pełnym badaniem działania systemu w praktyce.
- Przypisanie opisu A do audytu zewnętrznego pomija fakt, że w pytaniu audyt zewnętrzny jest jednoznacznie rozpoznawalny po kryterium "strony trzeciej".
Na egzaminie warto szukać słów rozstrzygających: "wewnętrzny" = organizacja ocenia sama siebie, "strona trzecia" = certyfikacja/audyt zewnętrzny, a "przegląd dokumentacji" = analiza dokumentów, aby zrozumieć system.
