Jest kluczowa zawsze, gdy hotel świadczy usługi mogące wiązać się z alergenami: posiłki (restauracja, śniadania, room service), przygotowanie pokoju (pościel, środki czystości), a także usługi dodatkowe. Im wcześniej informacja trafi do właściwych działów, tym łatwiej zaplanować bezpieczną obsługę.