Zasady te stosuje się wszędzie tam, gdzie dokumenty są tworzone, rejestrowane, przechowywane i udostępniane: w kancelarii, sekretariatach, komórkach merytorycznych oraz archiwum. W praktyce oznacza to m.in. ograniczanie dostępu, odpowiednie zabezpieczenia fizyczne i organizacyjne oraz pilnowanie, kto i kiedy zapoznaje się z dokumentacją.