Status VIP oznacza, że gość wymaga ponadstandardowej, spersonalizowanej obsługi oraz skoordynowanych przygotowań w hotelu. Dlatego informacja o jego przyjeździe powinna trafić najpierw do osoby, która ma realny wpływ na decyzje organizacyjne i może uruchomić działania wielu komórek jednocześnie.
Odpowiedź "dyrektorowi hotelu." jest właściwa, bo dyrektor (lub najwyższe kierownictwo) pełni rolę koordynatora: może potwierdzić standard powitania, zdecydować o podniesieniu kategorii pokoju, upominkach, zasadach dyskrecji, a także wydać polecenia kilku działom. To ogranicza ryzyko, że działania będą chaotyczne lub niespójne.
Pozostałe odpowiedzi nie są najlepsze jako pierwszy krok, bo dotyczą wykonawstwa w węższym obszarze:
- "pokojowej." – housekeeping przygotowuje pokój, ale nie koordynuje całego pobytu i zwykle działa na podstawie dyspozycji przełożonych. Poinformowanie jej jako pierwszej pomija hierarchię i może powodować niezgodność z planem hotelu.
- "portierowi." – portiernia wspiera przyjazd (bagaż, wejście, samochód), jednak nie zarządza zmianami typu upgrade czy wyjątkowe życzenia; to raczej kolejny etap po uruchomieniu koordynacji.
- "kierownikowi restauracji." – gastronomia może przygotować rezerwacje lub specjalne życzenia, ale informowanie jej jako pierwszej zawęża sprawę do jednego działu i nie rozwiązuje kwestii całej organizacji pobytu VIP.
W praktyce hotele mogą mieć różne procedury (czasem pierwszym adresatem jest kierownik recepcji), ale idea egzaminacyjna dotyczy priorytetu: najpierw kierownictwo/koordynacja, potem wykonanie w działach operacyjnych.
