W hotelu różne dokumenty pełnią różne funkcje i dlatego nie wszystkie są właściwym miejscem na opis procedur dotyczących pobytu. Najbardziej "systemowym" dokumentem dla gościa jest regulamin hotelowy – to tam umieszcza się zasady obowiązujące na terenie obiektu oraz reguły korzystania z usług. Informacja o sposobie przedłużenia pobytu (np. do kiedy zgłosić chęć przedłużenia, czy zależy to od dostępności pokoi, jakie mogą być konsekwencje organizacyjne) ma charakter zasad pobytu, więc naturalnie pasuje do regulaminu.
Odpowiedź "w karcie rejestracyjnej" jest nieprawidłowa, ponieważ karta rejestracyjna służy przede wszystkim do zarejestrowania danych gościa, potwierdzenia meldunku i spełnienia wymogów ewidencyjnych hotelu. Może zawierać podpisy i oświadczenia, ale z założenia nie jest pełnym zbiorem zasad korzystania z usług.
Odpowiedź "w liście powitalnym" również nie jest właściwa. List powitalny ma zwykle formę krótkiego komunikatu: wita gościa, podaje podstawowe wskazówki (np. godziny śniadań, kontakt do recepcji) i elementy marketingowe. Nie jest to dokument "normujący" zasady pobytu.
Odpowiedź "w potwierdzeniu rezerwacji" bywa myląca, bo potwierdzenie zawiera warunki samej rezerwacji (termin, cena, anulacja, przedpłata). Jednak procedura przedłużenia pobytu dotyczy etapu realizacji pobytu w obiekcie i zwykle jest ujęta w zasadach obowiązujących w hotelu, czyli w regulaminie. Na egzaminie warto zapamiętać: zasady pobytu → regulamin, dane meldunkowe → karta rejestracyjna, warunki rezerwacji → potwierdzenie, powitanie i skrót informacji → list powitalny.
