Instrukcja kancelaryjna to wewnętrzny akt normatywny, który porządkuje sposób wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce organizacyjnej. W praktyce opisuje m.in. zasady:
- przyjmowania i wysyłania korespondencji,
- rejestracji spraw i pism,
- obiegu dokumentów między komórkami organizacyjnymi,
- przechowywania dokumentacji oraz przygotowania do archiwizacji.
Odpowiedź "regulaminu organizacyjnego" jest właściwa, ponieważ regulamin organizacyjny stanowi dokument, który określa strukturę jednostki, zadania komórek organizacyjnych oraz zakresy kompetencji. To właśnie te informacje są niezbędne, aby poprawnie opisać ścieżki obiegu dokumentów (kto przyjmuje pismo, kto je dekretuje, do jakiej komórki trafia, kto prowadzi sprawę i kto zatwierdza).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Instrukcji organizacyjnej" – nazwa jest myląco podobna, ale nie jest standardową i właściwą podstawą do opisu kancelarii; instrukcja kancelaryjna musi wynikać z formalnie przyjętej organizacji i podziału zadań, a to daje regulamin organizacyjny.
- "Schematu organizacyjnego" – schemat bywa pomocny poglądowo, ale jest zwykle uproszczonym rysunkiem struktury. Nie zawiera pełnych opisów kompetencji i procedur, więc nie zapewnia wystarczającej podstawy do opracowania szczegółowych zasad kancelaryjnych.
- "Regulaminu pracy" – dotyczy przede wszystkim organizacji czasu pracy i praw/obowiązków pracowników. Nie opisuje szczegółowo obiegu dokumentów ani przypisania ról kancelaryjnych komórkom organizacyjnym.
Warto pamiętać, że w części jednostek (zwłaszcza publicznych) funkcjonują także wymagania wynikające z przepisów szczególnych, jednak niezależnie od tego instrukcja kancelaryjna musi być spójna z organizacją jednostki, dlatego opiera się ją na regulaminie organizacyjnym i zatwierdza przez kierownika jednostki.
