Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego ma za zadanie uregulować pracę archiwum w jednostce: co archiwum przejmuje, jak prowadzi ewidencję, jak przechowuje akta, jak je udostępnia oraz na jakich zasadach dokonuje brakowania (wycofania dokumentacji po upływie okresu przechowywania). W praktyce obejmuje też elementy organizacyjne (np. zadania archiwum, odpowiedzialność), a także wymagania dotyczące warunków przechowywania w magazynach.
Odpowiedź "o znakowaniu spraw i pism." jest poprawna, ponieważ znakowanie sprawy i pisma jest elementem obsługi kancelaryjnej i rejestracji/identyfikacji spraw w toku załatwiania (w komórkach merytorycznych i kancelarii). To zagadnienie typowo opisuje instrukcja kancelaryjna (obieg kancelaryjny), a nie instrukcja archiwum zakładowego, która dotyczy etapu po zakończeniu spraw i przekazaniu dokumentacji do archiwum.
Pozostałe propozycje są logicznie związane z zakresem instrukcji archiwum zakładowego:
- "o sprawozdawczości archiwum zakładowego." – archiwum często prowadzi zestawienia i raporty dotyczące przejmowania, stanu zasobu, udostępnień czy brakowania, więc sprawozdawczość mieści się w obszarze organizacji pracy archiwum.
- "o zasadach przekazywania dokumentacji do archiwum państwowego." – w zależności od rodzaju dokumentacji i ustaleń organizacyjnych instrukcje mogą określać tryb przygotowania i przekazania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego (np. po uporządkowaniu i ewidencji).
- "o warunkach technicznych w pomieszczeniach magazynowych archiwum." – zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania (organizacja magazynu, zabezpieczenia, wyposażenie) jest kluczowym zadaniem archiwum zakładowego, więc takie informacje są typowym elementem instrukcji.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawia się element związany z rejestracją i znakowaniem spraw w toku, zwykle dotyczy to kancelarii. Gdy mowa o przejmowaniu, przechowywaniu, ewidencji zasobu, udostępnianiu i brakowaniu, jest to domena archiwum zakładowego.
