Inwentarz (w tym inwentarz kartkowy) to przede wszystkim pomoc ewidencyjna: porządkuje informacje o jednostkach (np. nagraniach dźwiękowych), ułatwia ich identyfikację i wyszukiwanie oraz wspiera kontrolę stanu opracowania zasobu. Taka pomoc odpowiada na pytania: co mamy w zasobie, jak jest opisane i jak to odnaleźć.
Protokół brakowania należy do dokumentów związanych z procedurą selekcji i wycofywania (brakowania) dokumentacji. Jest to dokument procesowy/urzędowy, który powstaje jako element czynności brakowania i opiera się na przesłankach kwalifikacji dokumentacji oraz formalnym trybie postępowania. Sama ewidencja nagrań w formie kartotek nie jest "podstawą" do sporządzenia protokołu — nie pełni funkcji zgody, decyzji ani dokumentu procedury, a jedynie opisuje i rejestruje materiały.
Dlatego odpowiedź "protokołu brakowania." jest właściwa: inwentarz kartkowy nie ma charakteru dokumentu, na którego podstawie sporządza się protokół z czynności brakowania.
Pozostałe odpowiedzi są mniej trafne z następujących powodów:
- "inwentarza książkowego." – to inna forma inwentarza. W praktyce inwentarz kartkowy może stanowić materiał wyjściowy do przygotowania inwentarza w innej postaci (np. uporządkowanej i zredagowanej), więc logicznie łatwiej powiązać je ze sobą jako narzędzia ewidencyjne.
- "katalogu rzeczowego." – katalog rzeczowy to pomoc informacyjna oparta na hasłach/tematach. Dane z inwentarza mogą zasilać opracowanie haseł i odsyłaczy, więc istnieje funkcjonalne powiązanie między ewidencją a katalogowaniem.
- "indeksu osobowego." – indeks osobowy (nazwisk) także jest pomocą informacyjną. Może być tworzony na podstawie opisów jednostek w inwentarzu, jeśli opisy zawierają nazwy osób.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawiają się jednocześnie narzędzia opisu/wyszukiwania (inwentarz, katalog, indeks) oraz dokument procedury (protokół), zwykle chodzi o rozróżnienie: pomoce ewidencyjne ≠ dokumenty czynności kancelaryjno-archiwalnych.
