W procesie przygotowania imprezy turystycznej kluczowe jest zachowanie właściwej kolejności działań. Najpierw powstaje program imprezy – dokument planistyczny opisujący, co ma się wydarzyć i w jakiej kolejności: przebieg dnia/dni, proponowane atrakcje, przerwy, posiłki, miejsce realizacji poszczególnych punktów, a także ogólny zakres świadczeń.
Program jest punktem wyjścia, bo stanowi "mapę" całego przedsięwzięcia. Bez niego trudno rzetelnie zamówić usługi (nie wiadomo dokładnie jakie i w jakich terminach), a także trudno przygotować spójną kalkulację kosztów (nieznany jest pełen zakres świadczeń i liczba elementów składowych).
- "Program imprezy" jest poprawny, bo jako pierwszy porządkuje koncepcję i zakres świadczeń; na jego podstawie dopiero dopina się logistykę i formalności.
- "Umowa z klientem" zwykle jest etapem późniejszym: aby ustalić warunki umowy, strony muszą znać co najmniej ramowy program (zakres świadczeń, termin, standard). Podpisanie umowy "w ciemno" jest ryzykowne i może prowadzić do sporów.
- "Zamówienia na usługi" (np. rezerwacje, zamówienia u podwykonawców) wykonuje się wtedy, gdy wiadomo, jakie świadczenia są potrzebne i kiedy mają być zrealizowane – czyli po opracowaniu programu.
- "Arkusz kalkulacyjny kosztów" to narzędzie pomocnicze do wyceny. Choć bywa używany wcześnie, nie jest pierwszym dokumentem merytorycznym procesu; rzetelna kalkulacja wymaga danych wynikających z programu (liczby świadczeń, czasu, zasobów).
W praktyce (także w turystyce wiejskiej) dobrze przygotowany program ułatwia komunikację z klientem, pozwala lepiej dobrać atrakcje lokalne i uspójnia działania organizacyjne: rezerwacje, transport, współpracę z gospodarstwem i usługodawcami.
