Karta magazynowa jest dokumentem (papierowym lub w systemie informatycznym) używanym do bieżącej ewidencji ilościowej zapasów. Dla każdego asortymentu (np. cukier, mąka, polewa, półprodukt kremowy, wyrób gotowy) prowadzi się zapisy, które pokazują:
- stan początkowy,
- przyjęcia do magazynu,
- wydania z magazynu,
- stan bieżący po każdej operacji.
Dzięki temu magazynier lub osoba odpowiedzialna za gospodarkę surowcami wie, ile materiału jest dostępne do produkcji i może ograniczać ryzyko braków lub nadmiernych zapasów.
Odpowiedź "Książka inwentarzowa" może kojarzyć się z kontrolą stanu majątku, ale nie jest typowym narzędziem do codziennej ewidencji ilościowej ruchu surowców w magazynie produkcyjnym. Najczęściej wiąże się z ewidencją/inwentaryzacją zasobów w ujęciu kontrolnym.
"Notatka służbowa" nie jest dokumentem magazynowym do ewidencji zapasów – służy do przekazywania informacji organizacyjnych, wyjaśnień lub ustaleń, a nie do systematycznego rejestrowania stanów.
"Dokument RW" (rozchód wewnętrzny) dotyczy konkretnego wydania materiałów na potrzeby wewnętrzne, np. pobrania surowca do produkcji. Jest ważny w obiegu dokumentów, ale nie zastępuje karty magazynowej, która gromadzi całą historię przyjęć i wydań danego asortymentu i pozwala ustalić aktualny stan.
Na egzaminie warto zapamiętać rozróżnienie: karta magazynowa = ewidencja stanu, a dokumenty typu RW = pojedyncze zdarzenia ruchu (wydanie/rozchód).
