W archiwum często przechowuje się dokumentację zawierającą dane osobowe (np. akta osobowe, dokumenty spraw administracyjnych, ewidencje). Przepisy dotyczące archiwizacji takich danych mają przede wszystkim chronić osoby, których dane są przetwarzane. Oznacza to dążenie do zapewnienia prywatności i poufności: dane nie powinny trafiać do osób nieuprawnionych, a sposób przechowywania ma minimalizować ryzyko ujawnienia, utraty lub nieuprawnionej modyfikacji.
Odpowiedź "Zapewnienie prywatności osób, których dane są przechowywane" najlepiej oddaje sens regulacji, bo wskazuje na ochronę interesu osoby (podmiotu danych) i związane z tym mechanizmy: kontrolę dostępu, zasady udostępniania, ewidencjonowanie wglądu, odpowiednie zabezpieczenia organizacyjne i techniczne.
Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?
- "Utrudnianie pracy archiwistom" myli cel prawa z odczuciami wynikającymi z dodatkowych obowiązków. To, że procedury mogą być bardziej wymagające, nie oznacza, że taki jest ich cel.
- "Umożliwienie swobodnego dostępu do danych" jest sprzeczne z ideą ochrony danych osobowych. W praktyce dostęp ma być kontrolowany i uzasadniony, a nie dowolny.
- "Zwiększenie kosztów prowadzenia działalności" to typowy błąd mylenia efektu wdrożenia zabezpieczeń z intencją przepisów. Koszty mogą się pojawić, ale wynikają z potrzeby ochrony danych, a nie są celem samym w sobie.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy "głównego celu" regulacji o danych osobowych, najczęściej poprawna jest odpowiedź odwołująca się do ochrony praw osób (prywatność, poufność, ograniczenie dostępu), a nie do wygody instytucji czy kosztów.
