Głównym celem stosowania procedur wydawania i doręczania przesyłek pocztowych jest zapewnienie bezpieczeństwa obrotu przesyłek oraz prawidłowego doręczenia, czyli dostarczenia przesyłki właściwej osobie i pod właściwy adres, zgodnie z przyjętymi zasadami obsługi.
Procedury pełnią rolę "standardu działania" w powtarzalnym procesie usługowym. Dzięki nim:
- wiadomo, jakie kroki należy wykonać w typowych i nietypowych sytuacjach (np. brak adresata, wątpliwości co do odbiorcy),
- zmniejsza się liczba błędów (pomyłki adresowe, omyłkowe wydanie, brak wymaganej weryfikacji),
- łatwiej utrzymać jednolitą jakość usługi niezależnie od zmiany pracowników lub obciążenia placówki,
- łatwiejsze jest wyjaśnianie reklamacji, bo czynności są wykonywane w ustalony sposób i można odtworzyć przebieg obsługi.
Odpowiedź "Zwiększenie zysków firmy pocztowej." nie opisuje celu nadrzędnego procedur. Zyski mogą być efektem pośrednim (mniej błędów i reklamacji), ale procedury w tym obszarze służą przede wszystkim bezpieczeństwu i poprawności realizacji usługi.
Odpowiedź "Ułatwienie pracy pracownikom poczty." jest zbyt wąska i przesuwa akcent z klienta oraz odpowiedzialności za przesyłkę na wygodę personelu. Dobrze zaprojektowane procedury mogą ułatwiać pracę, ale ich sens wynika z kontroli procesu, nie z komfortu wykonawcy.
Odpowiedź "Zmniejszenie ilości przesyłek do doręczenia." jest nielogiczna w kontekście usług pocztowych: procedury nie mają na celu redukowania wolumenu przesyłek, lecz ich poprawną obsługę. Wolumen zależy od popytu i nadawców, a nie od instrukcji doręczania.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: w usługach pocztowych procedury operacyjne najczęściej chronią przesyłkę, dane i prawa stron, a dopiero wtórnie wpływają na koszty i organizację pracy.
