W hotelowej sali konferencyjnej dobór ustawienia krzeseł zależy głównie od charakteru wydarzenia oraz liczby uczestników. Kongres dla 300 osób najczęściej ma formę prezentacji, wykładów lub paneli, gdzie uczestnicy przede wszystkim słuchają i obserwują prelegenta, a nie pracują w grupach przy stołach.
Dlatego poprawne jest ustawienie "Teatralny": krzesła ustawione w rzędach, frontem do sceny/ekranu. Ten układ maksymalizuje liczbę miejsc siedzących i ułatwia skierowanie uwagi uczestników na prowadzącego. Dodatkowo zwykle daje czytelny podział na przejścia (ciągi komunikacyjne), co pomaga w organizacji wejść i wyjść przy dużej frekwencji.
Pozostałe propozycje nie są najlepsze dla kongresu 300 osób:
- "Klasowy" zakłada stoły (jak w sali szkoleniowej). Zwiększa komfort pracy notatkowej, ale znacząco zmniejsza pojemność sali i bardziej pasuje do szkoleń, warsztatów lub zajęć wymagających pisania/pracy z materiałami.
- "Owalny" (układ stołu/stołów w owal lub podkowę) jest dobry do dyskusji i spotkań, gdy ważny jest kontakt wzrokowy między uczestnikami. Przy 300 osobach jest zwykle niepraktyczny organizacyjnie i powierzchniowo.
- "Bankietowy" opiera się na stołach okrągłych i nastawiony jest na obsługę gastronomiczną oraz rozmowy w małych grupach. Sprawdza się przy kolacjach, bankietach i galach, a nie jako podstawowy układ na kongres wykładowy.
W praktyce hotelowej propozycja "teatralna" jest więc najbardziej adekwatna, gdy priorytetem jest duża liczba miejsc i układ prezentacyjny. Na egzaminie warto zapamiętać: prezentacje/wykłady = teatralny; szkolenia = klasowy; dyskusje = owalny/podkowa; posiłki = bankietowy.
