W porządkowaniu dokumentacji (również sporządzonej na nośniku elektronicznym) kluczowe jest zachowanie logicznego związku dokumentów ze sprawami i sposobem ich prowadzenia w kancelarii. Dlatego jako pierwszy przyjmuje się układ kancelaryjny, czyli taki, który wynika z rejestracji i klasyfikacji spraw oraz z przebiegu załatwiania spraw w jednostce.
Dlaczego to ma pierwszeństwo? Ponieważ porządkowanie ma przede wszystkim przywrócić lub potwierdzić pierwotny porządek wytworzenia: dokumenty powstają w toku działalności, są łączone w sprawy, a sprawy w serie/teczki według przyjętych zasad kancelaryjnych. Bez tego trudno zachować kontekst i wiarygodność dokumentacji (kto wytworzył, w jakiej sprawie, na jakim etapie).
Dlaczego pozostałe propozycje nie są właściwe jako "w pierwszej kolejności"?
- "Geograficzny" opiera się na miejscu (np. region, kraj, oddział terenowy). Może być użyteczny w pewnych zbiorach lub zestawieniach, ale zwykle nie odzwierciedla toku spraw ani rejestracji kancelaryjnej.
- "Strukturalny" kojarzy się z układem według struktury organizacyjnej. Taki porządek bywa pomocniczy, jednak struktury organizacyjne zmieniają się w czasie i nie zawsze odpowiadają temu, jak sprawy były faktycznie rejestrowane i prowadzone.
- "Logiczny" jest pojęciem zbyt ogólnym: w praktyce można "logicznie" porządkować na wiele sposobów (tematycznie, funkcjonalnie, procesowo). W zadaniach egzaminacyjnych oczekuje się wskazania konkretnego, profesjonalnego kryterium pierwszeństwa, czyli kancelaryjnego.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy porządkowania dokumentacji wytworzonej w organizacji, a nie np. kolekcji tematycznej, domyślnym i pierwszym wyborem jest układ odtwarzający tok kancelaryjny i sprawy.
