Kartoteka magazynowa służy do ewidencjonowania zmian zapasu w czasie. Jej sens nie polega na samym opisie towaru ani na przepisywaniu danych z faktury, tylko na pokazaniu, jak kolejne operacje magazynowe wpływają na ilość (a często także wartość) zapasu.
Dlatego podstawowy, "logiczny" układ kartoteki opiera się na czterech elementach: stan początkowy (ile było na początku okresu), obroty przychodowe (ile weszło do magazynu), obroty rozchodowe (ile wyszło z magazynu) oraz stan końcowy (ile zostało po uwzględnieniu przychodów i rozchodów). Taki zapis pozwala szybko sprawdzić, czy stan końcowy wynika z danych wejściowych oraz czy operacje nie powodują nielogicznych stanów (np. ujemnych).
Odpowiedzi zawierające zestawy typu "data, numer faktury, ilość, cena jednostkowa" lub "numer dokumentu, data dokumentu…" są mylące, ponieważ opisują raczej identyfikację dokumentu księgowego/magazynowego. Te informacje mogą występować w kartotece jako dane pomocnicze przy konkretnym zapisie, ale nie stanowią jej podstawowych kolumn opisujących stan i obroty.
Podobnie propozycja "nazwa towaru, jednostka miary, ilość, cena jednostkowa" dotyczy cech asortymentu (karty towaru) lub elementów pozycji dokumentu. Nie odpowiada jednak na pytanie o konstrukcję ewidencji stanów i obrotów, czyli o to, co pozwala wyliczyć stan końcowy z początku okresu oraz ruchów magazynowych.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawiają się słowa "kartoteka" lub "stan/obroty", szukaj odpowiedzi opisujących ruch zapasów (przychód/rozchód) i wynikający z niego stan, a nie danych formalnych dokumentu.
