W pracy biurowej technika ekonomisty jednym z podstawowych obowiązków jest zachowanie poufności informacji znajdujących się w dokumentach. Sens poprawnej odpowiedzi polega na tym, że pracownik ma dbać o tajemnicę dokumentów, z którymi ma kontakt w środowisku pracy, a nie traktować poufności wybiórczo.
W praktyce poufność oznacza m.in.:
- nieudostępnianie dokumentów i danych osobom nieuprawnionym (także "z ciekawości" lub "na prośbę znajomego"),
- niewynoszenie dokumentów poza miejsce pracy bez upoważnienia,
- zabezpieczanie nośników (segregatory, teczki, archiwum),
- kontrolę obiegu wydruków (niepozostawianie na drukarce, niszczenie brudnopisów),
- ostrożność w rozmowach i korespondencji (telefon, e-mail, komunikatory) tak, aby informacje nie trafiły do osób postronnych.
Odpowiedź "Nie mam żadnych obowiązków…" jest błędna, bo obowiązek poufności jest typowym elementem pracy w administracji i księgowości oraz wynika z zasad organizacji pracy i ochrony informacji. Odpowiedź "…ale tylko jeśli są bezpośrednio powiązane z moją pracą" jest ryzykowna: w realnym biurze pracownik bywa włączany w obieg dokumentów i ma dostęp do informacji, które należy chronić nawet wtedy, gdy nie są rdzeniem jego stanowiska. Odpowiedź "tylko dokumentów finansowych" zawęża temat nieprawidłowo, bo poufność może dotyczyć także danych kadrowych, umów, ofert, danych klientów i korespondencji.
Na egzaminie warto myśleć zasadą: dostęp do dokumentu = odpowiedzialność za nieujawnianie i właściwe zabezpieczenie, niezależnie od rodzaju dokumentu.
