W sytuacji, gdy dokumentacja została wypożyczona z archiwum zakładowego (lub z miejsca jej przechowywania) i po zwrocie archiwista stwierdza braki albo uszkodzenia, konieczne jest udokumentowanie faktów. Temu służy protokół: opisuje, co dokładnie stwierdzono (np. brak teczki, brak kart, rozerwania), w jakich okolicznościach oraz kto był dysponentem akt w okresie wypożyczenia.
Najbardziej logicznym i typowym krokiem jest przekazanie protokołu do kierownika komórki, która dokumenty wypożyczyła. To ta komórka (i jej kierownik) odpowiada za właściwe używanie i zabezpieczenie dokumentacji w trakcie udostępnienia, a także za zorganizowanie wyjaśnień: ustalenie, kto korzystał z akt, gdzie były przechowywane, czy doszło do pomyłki w zwrocie lub włączeniu do innej sprawy, oraz jak przywrócić kompletność (np. odnaleźć brakujące elementy).
Odpowiedź "kierownika jednostki nadrzędnej" jest zazwyczaj błędna, bo przenosi sprawę na poziom wyższy organizacyjnie, zanim zostanie przeprowadzona podstawowa weryfikacja w komórce odpowiedzialnej za wypożyczenie. Odpowiedź "dyrektora właściwego archiwum państwowego" również nie pasuje jako pierwszy adresat protokołu, ponieważ archiwum państwowe pełni funkcję nadzorczą/metodyczną, a nie bieżącą obsługę wypożyczeń w każdej jednostce. Z kolei "właściwe organy ścigania" mogą wchodzić w grę dopiero w przypadkach szczególnych (np. podejrzenia przestępstwa), ale w standardowej procedurze najpierw prowadzi się postępowanie wyjaśniające i porządkowe w jednostce.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: najpierw wyjaśnia się problem tam, gdzie powstała odpowiedzialność za dokumenty, czyli u dysponenta wypożyczenia.
