Poprawne zamówienie w sklepie powinno umożliwiać dostawcy jednoznaczną realizację dostawy oraz pozwalać sklepowi kontrolować jej przebieg. Kluczowe są więc informacje odpowiadające na pytania: co zamawiamy, ile zamawiamy, od kogo zamawiamy i na kiedy ma być dostawa.
Odpowiedź "nazwa i ilość produktu, dane dostawcy, data dostawy" zawiera pełny zestaw podstawowych danych, które są niezbędne, aby:
- zidentyfikować towar (nazwa produktu),
- określić wielkość zamówienia (ilość produktu),
- skierować zamówienie do właściwej firmy (dane dostawcy),
- ustalić termin realizacji i planować zatowarowanie (data dostawy).
Pozostałe propozycje są niepełne, bo pomijają jeden z tych filarów. Wariant bez danych dostawcy nie wskazuje, do kogo kierujemy zamówienie, co uniemożliwia poprawną wysyłkę/realizację. Wariant z ceną jednostkową zamiast danych dostawcy miesza pojęcia: cena bywa elementem oferty lub rozliczenia, ale nie zastępuje identyfikacji kontrahenta i podstaw logistycznych. Wariant "nazwa i ilość produktu, cena jednostkowa, dane dostawcy" nadal nie rozwiązuje kwestii terminu dostawy, przez co trudniej zaplanować uzupełnienie zapasu i rozliczyć opóźnienia.
W praktyce dokumenty firmowe mogą zawierać też inne pola (np. indeks/SKU, jednostkę miary, miejsce dostawy), ale w ujęciu podstawowym minimalny zestaw danych to identyfikacja towaru, ilość, dostawca i termin dostawy.
