W pracy biurowej często występuje etap wstępnej kontroli formalnej wpływających podań i wniosków. Jeśli pismo nie spełnia wymagań formalnych (np. brakuje danych identyfikacyjnych, podpisu, wymaganych załączników albo informacji niezbędnych do nadania sprawie biegu), właściwą reakcją jest wezwanie wnioskodawcy do uzupełnienia braków.
Odpowiedź "Poprosić klienta o uzupełnienie brakujących informacji." jest poprawna, bo odzwierciedla zasadę, że organ/biuro dąży do tego, aby strona mogła usunąć braki i aby sprawa była prowadzona na podstawie kompletnej dokumentacji. W praktyce oznacza to przygotowanie komunikatu/wezwania (zwykle na piśmie) i wskazanie, jakie elementy trzeba uzupełnić oraz w jakim terminie.
Dlaczego pozostałe propozycje są niewłaściwe:
- "Natychmiast odrzucić wniosek." – jest to zbyt rygorystyczne podejście. Sam fakt braków formalnych nie przesądza jeszcze o merytorycznej bezzasadności sprawy; procedury co do zasady przewidują możliwość uzupełnienia, zanim sprawa zostanie zakończona negatywnie.
- "Przyjąć wniosek i rozpatrzyć go mimo braków." – rozpatrywanie bez wymaganych danych/załączników może prowadzić do błędów, niekompletnego ustalenia stanu faktycznego oraz wadliwego rozstrzygnięcia. Braki formalne utrudniają lub uniemożliwiają prawidłowe prowadzenie akt.
- "Przesłać wniosek do innego działu do rozpatrzenia." – przekazanie nie usuwa braków formalnych. Komórka merytoryczna nadal będzie potrzebowała kompletu informacji, więc właściwym krokiem jest doprowadzenie dokumentu do poprawności (w ramach swoich kompetencji) albo zainicjowanie wezwania do uzupełnienia.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się "braki formalne", najczęściej chodzi o działania typu: weryfikacja kompletności, wezwanie do uzupełnienia, pouczenie i dopiero potem dalszy bieg sprawy. Odrzucenie "od razu" zwykle jest pułapką.
