Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, sama umowa co do zasady nadal może być skuteczna (forma pisemna nie jest tu warunkiem ważności). Jednak prawo pracy nakłada na pracodawcę wyraźny obowiązek dokumentacyjny: musi on potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Kluczowe jest to, kiedy należy to zrobić. Aktualne brzmienie przepisu wymaga, aby potwierdzenie nastąpiło przed dopuszczeniem pracownika do pracy, czyli zanim pracownik faktycznie rozpocznie wykonywanie obowiązków. W praktyce oznacza to, że dokument powinien być przygotowany i wręczony do podpisu jeszcze przed rozpoczęciem pierwszych czynności służbowych, a nie "w trakcie dnia" czy "po pierwszych godzinach".
Odpowiedź "w dniu rozpoczęcia pracy" jest myląca, bo wiele osób pamięta wcześniejsze podejście terminowe, ale obecnie sam fakt, że to "ten sam dzień", nie spełnia wymogu, jeśli pracownik został już dopuszczony do pracy. Odpowiedzi z terminem 7 lub 14 dni po rozpoczęciu pracy są sprzeczne z ideą zapewnienia pracownikowi dowodu zatrudnienia od pierwszej chwili i nie realizują obowiązku "przed dopuszczeniem".
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w prawie pracy pojawia się zwrot "przed dopuszczeniem", interpretuj go jako obowiązek spełnienia wymogu z wyprzedzeniem – zanim nastąpi faktyczne rozpoczęcie pracy, a nie najpóźniej do końca dnia.
