Wstawka składająca się ze świeżych owoców w apartamencie VIP to element standardu powitalnego (amenities), który ma podkreślić rangę gościa i zbudować pozytywne pierwsze wrażenie. Kluczowe są tu dwa cele: efekt powitalny oraz świeżość i estetyka. Z tego powodu właściwym momentem jest dzień przyjazdu gościa, przed jego wejściem do pokoju – wtedy apartament jest już przygotowany do sprzedaży, a wstawka wygląda najlepiej w chwili, gdy gość po raz pierwszy wchodzi do środka.
Opcja "dzień przed przyjazdem gościa" jest niewłaściwa, ponieważ świeże owoce mogą tracić jakość (wysychanie, zmiękczenie, pogorszenie wyglądu), a także rośnie ryzyko, że wstawka nie będzie odpowiadała faktycznej godzinie przyjazdu (zmiana rezerwacji, późny przyjazd, przesunięcie w planie pracy). Przygotowanie zbyt wcześnie osłabia też "moment powitania".
Opcja "w dniu przyjazdu gościa, po jego wejściu do pokoju" nie pasuje do logiki gotowości pokoju. Po wejściu gościa personel powinien minimalizować zakłócanie prywatności; dodatkowe wejścia do apartamentu mogą być odebrane jako uciążliwe. Taki tryb przypomina bardziej dostarczenie zamówienia (room service) niż standardową wstawkę powitalną przygotowaną przez housekeeping.
Opcja "w dniu wyjazdu gościa" również jest błędna, bo wstawka ma charakter powitalny, a nie pożegnalny. Umieszczenie owoców na koniec pobytu nie realizuje celu pierwszego wrażenia i zwykle nie jest zgodne z oczekiwaniami dotyczącymi obsługi VIP.
W praktyce pokojowa (lub koordynator/inspektor) przygotowuje wstawkę po uzyskaniu potwierdzenia, że apartament jest gotowy oraz znana jest orientacyjna godzina przyjazdu. W razie wątpliwości należy działać zgodnie z procedurami obiektu i uzgodnieniami z recepcją.
